Allgemeine Datenschutzhinweise
1 Einleitung
Wir, die Kanadevia Inova Schmack GmbH (im folgenden auch „KVI Schmack“ oder „wir“), als Teil der Kanadevia Inova AG (Hardturmstrasse 127, 8005 Zürich, Schweiz) nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und das gilt selbstverständlich auch in Bezug auf die Daten unserer Geschäftspartner, Lieferanten, Kunden, Behörden und weiterer natürlicher Personen. Wir informieren Sie hiermit, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Ansprüche und Rechte Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehen.
Wir halten uns strikt an die Regeln der aktuell geltenden Datenschutzgesetze. Dazu zählt vor allem die Datenschutz Grundverordnung (im Folgenden: “DS-GVO”), Verordnung (EU) 2016/679 des europäischen Parlaments und des Rates. Die KVI Group sind die mit der Kanadevia Inova AG verbundenen Unternehmen.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die KVI Schmack Ihnen zuordnen kann. Hierzu zählen auch diejenigen Informationen, die Ihnen nur indirekt, etwa mittels Zuordnung zu einer Kennung, wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten oder zu einer Online-Kennung zugeordnet werden können. Als identifizierbar wird auch eine Person angesehen, die anhand von einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
2 Kontaktdaten des Verantwortlichen
Diese Datenschutzhinweise gelten für KVI Schmack. Datenschutzrechtlich verantwortlich ist grundsätzlich diejenige Gesellschaft mit der Sie bzw. Ihr Unternehmen einen Vertrag geschlossen haben, bzw. mit der Sie bezüglich des jeweiligen Geschäftsvorfalls in Kontakt stehen.
Im Folgenden finden Sie die Kontaktdaten der für KVI Schmack Verantwortlichen:
Kanadevia Inova Schmack GmbH
Bayernwerk 8
92421 Schwandorf
Telefon: 09431 751 – 0
E-Mail: info.schmack@kanadevia-inova.com
3 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Für die Kanadevia Inova Schmack GmbH:
dhpg GmbH
Dr. Christian Lenz
Bunsenstraße 10a
51647 Gummersbach
Telefon: 02261 8195 – 0
Fax: 02261 8195 199
E-Mail: christian.lenz@dhpg.de
4 Ihre Rechte
Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten und die Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher, von Ihnen an uns übergebener Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf Datenportabilität), soweit Sie die Daten im Rahmen einer Einwilligungserklärung oder zur Erfüllung eines Vertrages (z.B. des Betriebsführungsvertrags) an uns übergeben haben.
Soweit Sie gegen einzelne Verfahren auch ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung haben, wird dies im Rahmen der Beschreibung der einzelnen Verfahren behandelt.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an: info@kanadevia-inova.com.
Darüber hinaus haben Sie das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
5 Verarbeitete Daten, von Geschäftspartnern, Lieferanten, Kunden, Behörden und weiteren natürlichen Personen, sowie Zwecke der Datenverarbeitung
Von Geschäftspartnern, Lieferanten, Kunden, Behörden, Subunternehmern und weiteren natürlichen Personen werden, je nach konkretem Geschäftsvorfall, unterschiedliche personenbezogene Daten verarbeitet, u.a. folgende:
- Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer)
- Operative Finanzdaten (Zahlungsinformationen, Umsatzsteueridentifikationsnummer, Kontonummer, Zahlungs-/Lieferbedingungen, Kreditoren-/Debitorennummer, Steuermerkmale)
- Anlagendaten (Betriebsdaten, Standort, Fehlermeldungen, Angaben zur betroffenen Biogasanlage)
- Persönliche Angaben (Geburtsdatum, Geschlecht, Alter, Funktion, Visitenkarten, Unternehmenszugehörigkeit, Zeugnisse/Qualifikation, jeweilige Schulungen)
- Angaben zum Auftrag (Land, Produktname und Artikelnummer des betroffenen Produktes der KVI Schmack bzw. KVI Group, Interessensbeschreibung, Termine, Verträge, Angebotsdaten, Kommunikationsdaten, Schriftverkehr, Analyseergebnisse, Konformitätsaussagen, Meinung Interpretation, Empfehlungen, Auswertung Labordaten)
- Bilder, Bilderfolge (Video)
- Nutzerdaten
- Unfallangaben
- IP-Adresse
Zudem können Ihre Daten auch auf einzelnen Verträgen und letztlich der gesamten Geschäftsbeziehung zwischen dem Unternehmen bzw. der Behörde, für die Sie arbeiten, und KVI Schmack bezogen werden.
Sämtliche genannten Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Erfassung und Verwaltung von Interessenten-, Kunden-, Lieferant- und Behördendaten für Vertriebszwecke und zur Auftragsabwicklung,
- zur Bearbeitung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen für Sie bzw. von Ihnen und zur Erfüllung von Verträgen mit Ihnen bzw. dem Unternehmen für das Sie arbeiten,
- zur langfristigen Pflege der Geschäftsbeziehung zu dem Unternehmen, für das Sie arbeiten,
- zu Vertriebs- und Marketingzwecken,
- Anlagenfernüberwachung,
- Organisation und Durchführung von Schulungen und
- Reaktion auf Beschwerden und andere Anfragen.
In Einzelfällen werden für den Zweck der langfristigen Pflege der Geschäftsbeziehung auch noch weitere persönliche Daten, wie etwa Ihr Geburtsdatum (für die Versendung von Geburtstagsgrüßen) oder interne Vermerke über die Zusendung von Weihnachtskarten und ähnlichen Marketingmitteln und Giveaways, verarbeitet.
6 Herkunft der Daten
Die Daten entnehmen wir der geschäftlichen Korrespondenz mit Ihnen, Ihrer Behörde bzw. Ihrem Unternehmen oder übergebenen Visitenkarten. Weiterhin werden Daten verarbeitet die über Anmeldungen/Aktivitäten mit Hilfe von Unternehmen der KVI Group zur Verfügung gestellten oder betriebenen Web-Portalen, Apps oder anderen Technologien erhoben werden, diese Erhebung kann auch durch Unternehmen außerhalb der KVI Group erfolgen. Des Weiteren werden Daten verarbeitet, die wir von Geschäftspartnern, Lieferanten, Kunden, Behörden und Anderen im Zuge der Auftragsanbahnung, und Auftragsabwicklung erhalten.
7 Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten erfolgt regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Danach können personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn dies zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist.
Zudem erfolgt die Verarbeitung für das legitime Interesse: Erfassung und Verwaltung von Interessenten, Kunden, Lieferanten-, Subunternehmer- und Behördendaten für Vertriebs- und Einkaufszwecke und zur Auftragsabwicklung, zur langfristigen Pflege der Geschäftsbeziehung zu dem Unternehmen für das Sie arbeiten, zu Vertriebs- und Marketingzwecken, Anlagenfernüberwachung, Organisation und Durchführung von Schulungen und Reaktion auf Beschwerden und andere Anfragen, auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Rechtsgrundlage gestattet die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des „berechtigten Interesses“ des Verantwortlichen, soweit nicht Ihre Grundrechte, Grundfreiheiten oder Interessen an der Unterlassung der Datenverarbeitung überwiegen. Sie können dieser Datenverarbeitung jederzeit, mit Wirkung auf die Zukunft, widersprechen, wenn Gründe vorliegen, die in Ihrer besonderen Situation bestehen und die gegen die Datenverarbeitung sprechen. Hierzu genügt eine E-Mail an widerruf@kanadevia-inova.com oder eine andere Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.
Der Datenverarbeitung zu Marketingzwecken können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen, mit Wirkung auf die Zukunft, widersprechen. Hierzu genügt eine E-Mail an widerruf@kanadevia-inova.com oder eine andere Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.
Ein Widerspruch kann allerdings eine einschränkende Wirkung auf die Geschäftsbeziehung haben, wenn der Widerspruch sich insbesondere auf elektronische Kommunikation oder einzelne Medien bzw. Kanäle bezieht, die KVI Schmack bzw. andere Unternehmen der KVI Group im Rahmen seines berechtigten Interesses an der wirtschaftlichen Ausrichtung seiner Geschäftstätigkeiten als führend ansieht und somit vorrangig oder exklusiv nutzt oder bedient.
8 Freiwilligkeit der Angaben von Daten
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist grundsätzlich freiwillig. Zum Abschluss und zur Durchführung der Geschäftsbeziehung ist es jedoch zwingend notwendig gewisse Daten über Sie zu verarbeiten. Zu diesen Daten gehören unter anderem Ihre geschäftlichen Kontaktdaten, andere Unternehmensdaten sowie Informationen über die Vertragsbeziehung.
9 Weitergabe von Daten an Dritte
Ihre Daten werden durch KVI Schmack bzw. andere Unternehmen der KVI Group elektronisch verarbeitet. Die hierzu notwendigen Office-Programme und die spezialisierte Unternehmenssoftware wird teilweise durch die KVI Group gehostet oder betrieben. Zur Durchführung werden auch Auftragsverarbeiter eingesetzt. In diesem Rahmen verarbeitet die KVI Group, bzw. der zuständige Auftragsverarbeiter, Ihre personenbezogenen Daten. Innerhalb der KVI Group ist KVI Schmack gemeinsam mit der jeweils zuständigen Gesellschaft der KVI Group verantwortlich. Es werden gemeinsam die Gesamtabläufe der Verarbeitungen festgelegt. Die Basisvorgaben und Softwaretools werden von der KVI Group zur Verfügung gestellt und die Nutzung und teilweise die Detaildefinitionen kommen durch KVI Schmack bzw. die jeweils zuständige Gesellschaft. Im Rahmen der Geschäftsabwicklung kann es vorkommen, dass Ihre Daten auch von anderen Gesellschaften der KVI Group oder von Geschäftspartnern von KVI Schmack bzw. der KVI Group, von Lieferanten, Kunden oder Behörden verarbeitet werden, wenn dies zur Bearbeitung des jeweiligen Vertrages bzw. zur Vertragsanbahnung erforderlich ist. Sollten Sie sich bei KVI Schmack für eine Schulung angemeldet haben, die in Zusammenarbeit mit dem Schulungsverbund Biogas angeboten bzw. bearbeitet wird, werden Ihre Daten zur Prüfung und Weiterbearbeitung an den Fachverband Biogas weitergegeben. Dies erfolgt nur im Zusammenhang mit der jeweils geplanten bzw. durchgeführten Schulung. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten nach DSGVO durch den Fachverband Biogas e.V. und den Schulungsverbund Biogas finden Sie unter: https://www.schulungsverbund-biogas.de unter Datenschutz bzw. Datenschutzerklärung.
Die Weitergabe von personenbezogenen Daten an Geschäftspartner, Lieferanten, Kunden, Behörden und andere Gesellschaften aus der KVI Group erfolgt auf Basis der Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dieser Erlaubnistatbestand gestattet die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des „berechtigten Interesses“ des Verantwortlichen, soweit nicht Ihre Grundrechte, Grundfreiheiten oder Interessen an der Unterlassung der Datenverarbeitung überwiegen (wie zuvor erwähnt). Das berechtigte Interesse besteht vorwiegend in der Weitergabe von Daten an Kunden (z.B. Anlagenbetreiber, Anlageneigentümer), spezialisierte Dienstleister (z.B. Gutachter, Labore, Montage- u. Wartungsspezialisten), Lieferanten (z.B. Hersteller von Biogaskomponenten), Behörden (z.B. Genehmigungsbehörden), andere Unternehmensteile und in der Weitergabe von Daten im Rahmen einer zentralen Konzernverwaltung. Sie können dieser Datenweitergabe jederzeit, mit Wirkung auf die Zukunft, widersprechen, wenn Gründe vorliegen, die in Ihrer besonderen Situation bestehen und die gegen die Datenverarbeitung sprechen. Hierzu genügt eine E-Mail an widerruf@kanadevia-inova.com oder eine andere Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten. Ein Widerspruch kann allerdings eine einschränkende Wirkung auf die Geschäftsbeziehung haben.
Die KVI Group und KVI Schmack arbeiten regelmäßig mit Wirtschaftsauskunfteien, wie z.B. dem Verband der Vereine Creditreform e.V. und CRIF Bürgel GmbH zusammen, um Kreditauskünfte von Geschäftspartnern, Lieferanten, Kunden, Subunternehmer und weiteren natürlichen Personen zu erhalten. Zudem arbeitet die KVI Group regelmäßig mit Unternehmen, wie z.B. der IHD Gesellschaft für Kredit- und Forderungsmanagement mbH zum Zweck des Forderungsmanagements zusammen. Diese in diesem Rahmen verarbeiteten Daten betreffen allerdings nur die Unternehmen, die Ihr Unternehmen der KVI Group prüfen lassen, nicht deren Angestellten oder andere natürliche Personen (außer in dem Fall eines Einzelkaufmanns). Insoweit wird auf die Informationen nach Art 14 DSGVO in den Fällen von Wirtschaftsauskunfteien und Unternehmen zur Umsetzung des Forderungsmanagement verwiesen.
KVI Schmack bzw. die Unternehmen der KVI Group geben Ihre Daten im Übrigen im üblichen Geschäftsgang nicht an Dritte weiter. In Ausnahmefällen (z.B. einer Steuerprüfung oder einer strafrechtlichen Ermittlung) können Dritte, insbesondere Behörden, Zugriff auf die personenbezogenen Daten erhalten.
Sofern eine Datenübermittlung außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, geschieht dies unter Einhaltung der Vorgaben der Europäischen Kommission. Liegt keine positive Angemessenheitsentscheidung der Europäischen Kommission nach Art 45 DSGVO vor, übermittelt KVI Schmack Daten in ein Drittland nur vorbehaltlich geeigneter Garantien. An Empfänger in Drittländern, welche über kein ausreichendes Datenschutzniveau verfügen, werden personenbezogene Daten nur dann übermittelt, wenn der Empfänger die EU-Standardvertragsklauseln mit KVI Schmack, bzw. der jeweils verantwortlichen KVI Group-Gesellschaft abgeschlossen hat.
10 Dauer der Datenspeicherung
KVI Schmack führt ein internes Löschkonzept, nach dem die Löschfristen nachgehalten und umgesetzt werden. Viele der im Rahmen einer Geschäftsbeziehung verarbeiteten personenbezogenen Daten sind steuerrelevant und werden daher grundsätzlich gemäß den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen aus § 147 AO und § 257 HGB zehn Jahre nach Abschluss des Jahres, in dem die Rechnung gestellt bzw. die Buchung vorgenommen wurde, aufbewahrt.
Berufliche Kontaktdaten werden nur gelöscht, wenn Sie der dauerhaften Speicherung widersprechen. Regelmäßig gehen wir davon aus, dass wir berufliche Kontaktdaten im Rahmen des „berechtigten Interesses“ gemäß Art 6 Abs. 1 lit f. DSGVO ohne Löschfrist speichern dürfen, da diese Daten nicht sensibel sind und Sie ein Interesse daran haben, weiter im geschäftlichen Kontakt mit uns zu bleiben.
Unsere Produkte genügen den höchsten Sicherheitsstandards. Um uns kontinuierlich zu verbessern und in Einzelfällen optimal reagieren zu können, wenn wir etwa Kenntnis von einem Unfall durch den Einsatz vergleichbarer Technologien erhalten haben oder sich aus dem Betrieb, basierend auf neuen Erkenntnissen aus Forschung und Entwicklung, erhöhte Risiken ableiten lassen müssen wir entsprechende Datenbestände vorhalten. Falls Produkte von KVI Schmack bzw. der KVI Group hiervon auch betroffen sein sollten, werden ggf. die vorhandenen Daten der betreffenden Anlagen selektiert. Die relevanten Unternehmen der KVI Group treten dann bei Bedarf mit dem Kunden, Lieferanten und weiteren Betroffenen in Kontakt. Der Zeitraum ergibt sich aus der Einsatzdauer der von uns gelieferten Anlagen. Die in diesem Zusammenhang länger gespeicherten Daten umfassen sowohl Daten aus unserer Geschäftsbeziehung (z.B. Daten zu Ihrem Unternehmen, Kontaktdaten), die von Ihnen uns zur Verfügung gestellten Daten weiterer natürlicher Personen (z.B. Mitarbeiter die Service erbracht haben, oder an unseren Schulungen teilgenommen haben.) und Informationen zur Erfüllung von Lieferung und Leistung gem. Art 6 Abs. 1 lit b (z.B. Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Ersatzteillieferungen, Serviceberichte), diese enthalten auch Daten aus Ihren weiteren Beziehungen zu natürlichen und juristischen Personen die Produkte von KVI Schmack bzw. anderen Unternehmen der KVI Group einsetzen und/oder Dienstleistungen die diesen von anderen Unternehmen der KVI Group erbracht wurden (Kundendaten wie Anlagenstandort, Lieferanschrift). Diese Daten werden streng zweckgebunden verarbeitet.
11 Verpflichtung auf das Datengeheimnis
Die Mitarbeiter von KVI Schmack und alle relevanten Partner und Labore sind auf das Datengeheimnis verpflichtet bzw. unterliegen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
12 Datenschutzerklärung
Weitere Ausführungen und Ansprechpartner zum Datenschutz finden Sie auf der Webseite der Kanadevia Inova Schmack GmbH: „https://www.schmack-biogas.com“ und der KVI Group „https://www.kanadevia-inova.com“ unter Datenschutz bzw. Datenschutzerklärung.